Excel nerede yeter?
- Tek kişinin tuttuğu, onay gerektirmeyen listeler.
- Bir defalık analizler: Pareto, grafik, veri temizliği.
- Az sayıda parçası ve dokümanı olan, tek vardiyalı küçük işletmeler.
- Bir sürecin kurallarını sisteme taşımadan önce denemek.
Excel nerede yetmez?
- Onay ve revizyon: kim onayladı, hangi sürüm geçerli? Dosya adındaki "son_son2" bunu kanıtlamaz.
- Termin takibi: Excel hatırlatmaz; kalibrasyon, doküman gözden geçirme ve aksiyon terminleri bir kişinin hafızasına kalır.
- Aynı anda çok kullanıcı: dosya kilitlenir, kopyalar çoğalır, ağ klasöründe birden çok "güncel" sürüm oluşur.
- İz kaydı: kimin neyi ne zaman değiştirdiği güvenilir biçimde görülmez; denetimde sorulduğunda gösterilemez.
- Yetki: bir hücreyi herkes değiştirebilir ya da kimse göremez; arası zordur.
- Süreçler arası bağ: denetim bulgusu DÖF'e, kapanan 8D FMEA'ya kendiliğinden akmaz; her bağlantı elle kurulur ve unutulur.
- Sahada erişim: operatörün güncel talimata Excel'den ulaşması için ya çıktı alınır (eski çıktı riski) ya da Office kurulu bilgisayar gerekir.
Geçiş zamanının işaretleri
- Denetimden önceki haftalar kanıt toplamakla geçiyor.
- Aynı operasyonun FMEA'sı onlarca dosyada ayrı ayrı güncelleniyor.
- Bir aksiyonun durumu sorulduğunda "e-postaya bakayım" deniyor.
- Kalite ekibinden biri izne çıkınca bir sürecin takibi duruyor.
- Müşteri şikâyetlerinin, DÖF'lerin ve kalibrasyonların tek bir yerden görülemiyor olması.
Excel'den yazılıma geçerken
- Excel'i atmayın, kaynak olarak kullanın. Doküman listeleri, cihaz listeleri, parça kodları toplu aktarımın girdisidir; önce temizleyin.
- Bir süreçle başlayın. En çok can yakan süreç (çoğu zaman doküman yönetimi ya da DÖF) oturduktan sonra sıradakine geçin.
- Önce deneme aktarımı. Hatalı satırları görün, düzeltin, sonra gerçek aktarımı yapın; eski numaralar aramada bulunsun.
- Excel çıkışını koruyun. Yazılım, raporları Excel'de açılan CSV olarak verebilmeli; analiz alışkanlığı kaybolmasın.
- Kısa paralel dönem, net bitiş. Kâğıt ve Excel bir süre yanında yürüyebilir ama bitiş tarihi belli olmalı.
Excel alışkanlığını kaybetmeden
AkaQMS'te doküman arşivi CSV ile önce deneme, sonra kayıt olarak aktarılır; eski doküman numaraları "eski kod" alanında saklanır ve aramada bulunur. Parça kodları, bölümler ve kullanıcılar listeden ya da ERP'den gelir. Listeler Excel'de açılan CSV olarak dışa aktarılır; CCAR (sabah toplantısı defteri) ise bilerek Excel'e benzeyen bir tabloyla çalışır: hücre düzenleme, yapıştırma, sütun süzgeçleri.